QualityLäuft in Microsoft TeamsVerfügbarPower QMS
Schluss mit toten QM-Handbüchern – QMS Software direkt in Microsoft Teams
ISO 9001 Qualitätsmanagement nativ in Microsoft Teams – mit zahlreichen KI-Funktionen, Prozesslandkarte und Auswertungen.
Alle Funktionen
… und vieles mehr. Wir erweitern die App laufend mit neuen Funktionen.
Dokumentenlenkung & Freigaben
23 FunktionenVon der Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur revisionssicheren Ablage – inklusive Versionen, Relationen und Publikation.
Dokumentenlenkung
Dokumentenliste mit Filtern nach Prozess, Status, Verantwortlichem und Dokumenttyp, sortierbaren Spalten, Status-Badges (Entwurf, Prüfung, Freigabe, Freigegeben, Archiviert) sowie einem Eigenschaften-Sheet mit Gültigkeit, Revisionszyklus und Verteiler.
Dokumentenvorschau in der App
PDF-Vorschau mit Seitennavigation und Zoom, eingebettete Office-Vorschau sowie Download oder Öffnen direkt in SharePoint – ohne die Teams-App zu verlassen.
Versionshistorie & Audit-Trail
Alle Major- und Minor-Versionen mit Autor, Zeitstempel und Kommentar; einzelne Versionen lassen sich vergleichen oder wiederherstellen.
Dokumentenrelationen
Dokumente untereinander verknüpfen – als Grundlage für, hängt ab von, ersetzt, verweist auf oder gilt zusammen mit. Die Gegenrichtung wird automatisch berechnet, veröffentlichte Dokumente zeigen die Bezüge schreibgeschützt, und verknüpfte Dokumente lassen sich direkt öffnen.
Themenmappen
Dokumente und Prozesse prozessübergreifend in gemeinsamen Themenmappen bündeln – durch manuelle Auswahl oder dynamische Filter nach Dokumenttyp, Standort, Besitzer und Titel. Passende veröffentlichte Dokumente werden automatisch aufgenommen; aus der Mappe öffnen Sie direkt die Dokumentenvorschau mit der aktuellen veröffentlichten Version oder den verknüpften Prozess. Personen mit Bearbeitungsberechtigung verwalten die Mappen zentral.
Freigabeprozess & Workflows
Mehrstufige, konfigurierbare Freigaben für Dokumente und Prozesse mit Ablehnung inklusive Pflichtkommentar, nachvollziehbarem Status und eigenen Mailvorlagen je Workflow-Schritt.
Massenupload von Dokumenten
Mehrere Dateien gleichzeitig in einen Prozess laden – mit Dokumenttyp und Publikationsformat vorbelegt, sequenzieller Verarbeitung, Fortschrittsanzeige und Ergebnisprotokoll je Datei. Ideal für die Migration bestehender QM-Unterlagen.
Volltextsuche über Dokumentinhalte
Command-Suche im Header sowie eine Inhaltssuche, die über Microsoft Graph die indexierten Dateiinhalte in SharePoint durchsucht – ergänzt um Filter nach Typ, Abteilung, Standort und Status.
Übersetzte Dokumentkopien
Aus einem Entwurf lassen sich mit einem Klick übersetzte Kopien in Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch erzeugen – als eigenständige, versionierte Dokumente im gleichen Prozess.
Stempel, Nummernkreise & Metadaten
Branding- und Freigabestempel auf Dokumenten, eigene Nummernkreise für Dokumentennummern sowie ein Crosscheck der Metadaten inklusive Schema-Diagnose.
Links & Verweise verwalten
Neben Dateien lassen sich Verweise auf externe Inhalte (z. B. Intranet-Seiten, Formulare, Fremdsysteme) direkt einem Prozess zuordnen und wie Dokumente verwalten.
Eigene Dokumentvorlagen (Word & PowerPoint)
Ein eigener Einstellungsbereich «Vorlagen» legt docx- und pptx-Vorlagen in der SharePoint-Bibliothek «QMS Vorlagen» ab, definiert eine Standardvorlage je Verwendung und stellt sie dem KI-Dokumentengenerator bereit – so entstehen neue Dokumente immer im Corporate Design.
Favoriten & Fokus-Modus
Wichtige Dokumente und Entwürfe als Favoriten markieren und über Kachel und Filter direkt aufrufen; öffnet eine Teams-Benachrichtigung die App, zeigt der Fokus-Modus nur den verlinkten Inhalt – ohne Navigation und Banner.
Visio-, Office- und PDF-Publikation
Word-, Excel-, PowerPoint-, Visio- und PDF-Dateien werden beim Veröffentlichen serverseitig in das gewählte Publikationsformat umgewandelt und gestempelt – auch Visio-Zeichnungen; passwortgeschützte PDFs werden bereits beim Upload erkannt und abgewiesen.
Freigabeverlauf mit Kommentaren
Lückenlos nachvollziehen, wer wann geprüft, freigegeben oder zurückgewiesen hat – mit Startkommentar, Begründungen und dem aktuell offenen Schritt.
Sperrprüfung vor der Veröffentlichung
Ist eine Datei noch in Word, Excel oder PowerPoint geöffnet, zeigt Power QMS, wer sie sperrt, und startet die Veröffentlichung auf Wunsch automatisch, sobald sie frei ist.
Publikation abbrechen
Eine laufende Freigabe lässt sich über das Drei-Punkte-Menü stoppen: offene Aufgaben werden entfernt, das Dokument geht zurück in den Entwurf.
Veröffentlichung als gesperrte Hauptversion
Freigegebene Dokumente werden mit Kopf-, Fusszeile und Stempel in die Veröffentlichungsbibliothek übernommen und als Hauptversion (z. B. 2.0) gesperrt; inaktive Dokumente erhalten das Wasserzeichen «INAKTIV».
Zuständige Personen auf einen Blick
Ein Info-Symbol im Bereich «Freigabe & Verteilung» zeigt Besitzer, Prüfer und Freigeber passend zur Anzahl Workflow-Stufen.
Sammeldownload
Mehrere markierte Dokumente werden in einem Schritt als Originaldateien heruntergeladen.
Dokumente zwischen Prozessen verschieben
Administratoren ordnen ein Dokument mit wenigen Klicks einem anderen Prozess zu. Eine laufende Freigabe wird sauber abgebrochen, die komplette Versionshistorie bleibt erhalten und die veröffentlichte Fassung wird erst entfernt, wenn das Verschieben erfolgreich war – so geht nichts verloren.
Kontrolliertes Löschen von Dokumenten
Administratoren löschen ein Dokument vollständig in einem Schritt: Entwurf, veröffentlichte Fassung samt Versionen und offene Aufgaben werden gemeinsam entfernt, Leseschutz-Berechtigungen vorher aufgehoben.
Notfall- & Offline-Paket
Alle veröffentlichten Dokumente auf Knopfdruck als ZIP bündeln – mit Ordnerstruktur nach Prozessen, offline lauffähiger Übersichtsseite und Exportprotokoll, falls SharePoint oder Teams einmal nicht erreichbar sind.
Prozessmanagement & BPMN
6 FunktionenProzesslandkarte, visueller Designer und BPMN-Austausch mit anderen Werkzeugen.
Prozesslandkarte & Ansichten
Management-, Kern-, Support- und regulatorische Prozesse in mehreren Ansichten (Karte, Liste, Statustabelle); die Hauptebenen der Landkarte sind frei konfigurierbar.
Prozessberechtigungen
Lese- und Bearbeitungsrechte je Prozess vergeben und über den People Picker an Personen oder Gruppen zuweisen.
Prozessvorlagen & CSV-Import
Fertige Prozessvorlagen (z. B. nach ISO-Struktur) auswählen oder ganze Prozesslandkarten per CSV importieren – mit Vorlage zum Download, Validierung je Zeile, automatischer Nummerierung und Zuordnung von Prozesstyp, Status und Workflow.
Visueller Prozess-Designer (mit und ohne KI)
Prozesse direkt auf einer BPMN-Zeichenfläche modellieren: Elemente per Drag & Drop hinzufügen, verbinden, umbenennen, Typ wechseln oder löschen, zoomen und im Vollbild arbeiten – jede Änderung wird automatisch gespeichert. Der Designer funktioniert ganz ohne KI mit einem leeren Startdiagramm; wer möchte, lässt den KI-Wizard aus einer Beschreibung ein Diagramm vorschlagen und arbeitet es anschliessend im Designer aus. Prozessschritte lassen sich mit veröffentlichten QMS-Dokumenten verknüpfen, der Export als Bild, PDF oder BPMN nutzt dasselbe Modell.
BPMN-Prozess-Import aus anderen Werkzeugen
Bestehende Prozessmodelle als BPMN-2.0-Datei übernehmen – etwa aus Bizagi Modeler, Camunda, Signavio oder Visio. Die Datei wird beim Import automatisch bereinigt und auf den Standard umgeschrieben, sodass das Diagramm direkt im Prozess-Designer geöffnet, weiterbearbeitet, mit Dokumenten verknüpft und als Bild, PDF oder BPMN wieder ausgegeben werden kann. Der Dateiname wird als Prozessname vorgeschlagen.
Klickbare Verknüpfungen & Exporte im Prozess-Designer
Prozesselemente per Rechtsklick mit Dokumenten, anderen Prozessen oder Internetadressen verknüpfen; Export als PDF, Word, PowerPoint, SVG oder PNG mit reserviertem Platz für den Stempel.
KI & smarte Assistenten
13 FunktionenOptionale KI-Funktionen, die Routinearbeit abnehmen – jederzeit einzeln zu- und abschaltbar.
KI-Versionsvergleich
Zwei Versionen auswählen und die inhaltlichen Änderungen automatisch zusammenfassen lassen – das Ergebnis dient als Review-Hilfe und lässt sich übernehmen.
KI-Prozess-Wizard & BPMN-Flowcharts
Optional erzeugt der KI-Wizard aus einer Beschreibung ein BPMN-Ablaufmodell mit Lanes, Start-, Aufgaben-, Entscheidungs-, Teilprozess- und Endknoten; das Ergebnis wird im visuellen Prozess-Designer weiterbearbeitet und als Flowchart mit Verantwortlichkeiten und verknüpften Dokumenten dargestellt.
KI-Berichtsgenerator
Vorlagenbasierte QMS-Berichte, die per KI als Management-Zusammenfassung inklusive empfohlener Massnahmen formuliert und druck- bzw. exportfertig aufbereitet werden.
KI-Dokumentzusammenfassung
Auf Knopfdruck fasst die KI ein Dokument in Kernaussagen, Zuständigkeiten und Prüfpunkten zusammen – in der Sprache der Oberfläche (DE/EN/FR/IT) und direkt in der Dokumentenansicht.
KI-Compliance-Check
Prüft einen Dokumententwurf wie ein ISO-9001-Auditor: Die KI liest den Inhalt, gleicht ihn mit dem bestehenden Dokumenten- und Prozesskatalog ab und liefert eine Gesamteinschätzung, betroffene Dokumente und Prozesse (mit Begründung und Konfidenz), Verbesserungsvorschläge sowie Lücken – z. B. fehlende Verantwortlichkeiten, Prüfintervalle, mitgeltende Unterlagen oder Freigabeangaben. Jede Feststellung ist nach hoch/mittel/niedrig gewichtet und lässt sich als PDF exportieren.
KI-Assistent
Chat-Assistent in der Kopfzeile, der Fragen zu Dokumenten, Prozessen und Aufgaben auf Basis Ihrer eigenen Daten beantwortet – inklusive Quellenangaben und Deep Links auf die Inhalte (z. B. «Welche Dokumente laufen in den nächsten 90 Tagen ab?»).
KI-Steuerung & Datenschutz
Alle KI-Funktionen lassen sich zentral oder einzeln aktivieren und abschalten. Die Verarbeitung erfolgt serverseitig, übermittelt werden nur die Daten des jeweiligen Aufrufs – ohne dauerhafte Speicherung und ohne Training mit Ihren Daten; ein Datenschutzhinweis ist vor der Aktivierung zu bestätigen.
KI-Gap-Analyse gegen Normen
Normdokument hochladen – die KI extrahiert die Anforderungen in einen Normkatalog und gleicht anschliessend Ihre Dokumente und Prozesse Kapitel für Kapitel ab. Ergebnis ist eine Abdeckungsmatrix mit Erfüllungsgrad, belegenden Dokumenten und offenen Lücken; Analysen bleiben gespeichert und sind wiederholbar.
KI-Dokumentengenerator
Eine bestehende Vorlage hochladen, Inhalt in Freitext beschreiben – die KI erzeugt daraus ein neues Dokument im gewohnten Aufbau als Word oder PDF und legt es direkt als Entwurf im gewählten Prozess ab.
KI-Anbieter transparent & prüfbar
Die Einstellungen zeigen, welcher KI-Anbieter die Daten verarbeitet, in welcher Region und unter welchem Vertrag – inklusive Verbindungstest und der Option, KI vollständig abzuschalten.
Gespeicherte KI-Definitionen für Prozesse & Dokumente
Prozess- und Dokumentbeschreibungen werden als wiederverwendbare Definitionen gespeichert: jederzeit anpassen, das Flussdiagramm neu generieren und Ergebnisse als PPTX, Word oder PDF direkt im gewählten Prozess ablegen – inklusive Angabe von Sprache, Diagrammtyp (Swimlanes) und letztem Generierungszeitpunkt.
Normkatalog aus eigenen Normdokumenten
Normen als PDF oder Word hochladen: Die KI extrahiert die Kapitelstruktur, gespeichert wird nur diese Struktur – nicht der lizenzpflichtige Normtext. Die hinterlegten Normen stehen für wiederholbare Gap-Analysen mit wählbarem Prozessumfang und optionalem Einbezug von Entwürfen zur Verfügung.
KI-Kontingent im Lizenz-Tab
Die faire Nutzungspauschale (500 gewichtete KI-Aktionen pro Anwender und Jahr als Firmenpool) ist jederzeit einsehbar; Zusatzkontingente können hinterlegt werden.
Mitarbeitende & Nachweise
10 FunktionenAufgaben, Lesebestätigungen, Formulare und QR-Zugriff am Arbeitsplatz – damit das QM im Alltag ankommt.
Aufgaben & Lesebestätigungen
Reviews, Freigaben und Lesebestätigungen mit Fristen und Detailansicht; Empfänger lassen sich über wiederverwendbare Verteilergruppen steuern. In der Lesebestätigung zeigt die KI auf Wunsch eine Kurzfassung «Was ist neu?» mit zwei bis drei Stichpunkten zu den Änderungen der neuen Version – so bestätigen Mitarbeitende in Sekunden, ohne die ganze Fassung vergleichen zu müssen.
Feedback & Verbesserungsvorschläge
Mitarbeitende melden Hinweise direkt am Dokument; die Feedback-Übersicht bündelt alle Meldungen mit Status, Empfänger und Antwort – so werden Rückmeldungen aus der Praxis nachvollziehbar bearbeitet.
Benachrichtigungen & Erinnerungen
Tenantweite Kanäle für In-App-, Teams- und Mail-Benachrichtigungen inkl. eigener Absenderadresse, konfigurierbarer Vorlaufzeit für fällige Überprüfungen, automatischen Aufgaben-Erinnerungen und Testversand.
QR-Code im Dokumentfuss
Beim Veröffentlichen wird im Fussbereich ein QR-Code aufgestempelt: Einmal scannen – etwa mit dem Handy in der Produktion – und die aktuell gültige Version des Dokuments öffnet sich direkt in der Vorschau.
QR-Aushang für den Arbeitsplatz
Aus jedem freigegebenen Dokument oder Formular entsteht auf Knopfdruck ein druck- und laminierfähiges A4-Schild mit Logo, Titel, Dokumentnummer, Version und grossem QR-Code. Der Code führt immer zur tagesaktuellen Fassung – ideal für Maschinen, Arbeitsplätze und Wände in der Produktion.
Stellvertretung bei Abwesenheit
Hinterlegen Sie Abwesenheiten mit Zeitraum und Stellvertretung. Offene und neue Aufgaben wie Freigaben, Reviews und Lesebestätigungen gehen in dieser Zeit automatisch an die Stellvertretung – so bleibt nichts liegen, und alles ist nachvollziehbar.
Auswertung & manuelle Anforderung von Lesebestätigungen
Sehen Sie je Dokument und Version, wer bestätigt hat und wer noch offen ist – filterbar und exportierbar als Nachweis für das Audit. Lesebestätigungen lassen sich zudem jederzeit manuell anfordern, etwa für neue Mitarbeitende, einzelne Personen oder ganze Verteilergruppen.
Formular-Designer (mit und ohne KI)
Eigene Eingabe- und Prüf-Formulare ohne Code erstellen: Felder, Abschnitte, Pflichtangaben, Hilfetexte und Statuslogik per Designer konfigurieren und direkt einem Prozess oder Dokument zuordnen. Der Designer funktioniert manuell mit einem leeren Formular; optional schlägt die KI aus einer Beschreibung passende Felder, Prüfregeln und Struktur vor, die anschliessend bearbeitet werden.
Automatische Überprüfungsaufgaben
Aus dem Überprüfungsintervall entsteht rechtzeitig vor der nächsten Prüfung automatisch eine Aufgabe für den Dokumentbesitzer.
Persönliche Benachrichtigungseinstellungen
Jede Person legt pro Ereignis (Aufgabe zugewiesen, genehmigt, zurückgewiesen …) fest, ob sie Hinweise in Teams oder per E-Mail erhält.
Auswertungen & Berichte
8 FunktionenKennzahlen, klickbare Diagramme und fertige Berichtsvorlagen für Audit und Managementbewertung.
Dashboard & Kacheln
Konfigurierbare Kacheln zu meinen offenen Aufgaben, Dokumenten in Prüfung und Freigabe, überfälligen Reviews, offenen Lesebestätigungen, neu freigegebenen Dokumenten und Prozessen in Bearbeitung – jede Kachel springt direkt in die gefilterte Liste.
Auswertungen
Kennzahlen zu freigegebenen, in Prüfung befindlichen, entworfenen und abgelehnten Dokumenten sowie Diagramme zu Dokumenten nach Status und Art, ausstehenden Genehmigungen je Verantwortlichem, Top-Prozessen, Freigaben im Zeitverlauf und Altersstruktur.
Berichtsvorlagen mit eigenem Fokus
Wiederverwendbare Berichtsvorlagen mit frei formulierbarer Fragestellung und wählbarem Umfang (Dokumente, Entwürfe, Prozesse, Aufgaben, Statistiken) – z. B. Managementbewertung, Auditvorbereitung oder Liste offener Aufgaben, als PDF exportierbar.
Klickbare Auswertungen
Jede Kennzahl und jedes Diagrammsegment ist verlinkt: ein Klick auf «in Prüfung», einen Prozess oder eine Altersgruppe öffnet direkt die gefilterte Dokument- oder Aufgabenliste.
Konfigurierbare Dashboard-Kacheln
Administratoren stellen die Startseite selbst zusammen: Kacheln anlegen, Kennzahl, Icon, Farbe, Zielansicht und Reihenfolge festlegen, je Rolle einblenden und die Beschriftungen übersetzen.
Excel-Export der Listen
Dokument-, Prozess- und Aufgabenlisten sowie Auswertungen lassen sich als CSV exportieren – Excel-tauglich formatiert für Auditnachweise und Weiterverarbeitung.
RACI-Funktionsmatrix
Erzeugt aus Prozessen und veröffentlichten Dokumenten automatisch eine RACI-Matrix (Prozesseigner, Freigeber, Prüfer, Verteilergruppe) – filterbar und als CSV exportierbar.
Sortierbare Tabellen mit Trefferzahl
Alle Spalten sind per Klick sortierbar; Filter zeigen die Anzahl Treffer an.
Plattform, Sicherheit & Administration
17 FunktionenMicrosoft Teams, eigener SharePoint, Rollen und Einstellungen – Betrieb im eigenen Tenant.
Microsoft Teams Integration
Nutzung als Teams-Tab mit Single Sign-on, Deep Links auf Dokumente und Aufgaben sowie Benachrichtigungen – die App erkennt automatisch, ob sie in Teams oder im Browser läuft.
Mehrsprachigkeit mit KI-Übersetzung
Oberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch; Prozessnamen und eigene Textbausteine sind übersetzbar – auf Wunsch mit KI-Übersetzungsvorschlägen.
Neuigkeiten, Profil & Hilfe
Neuigkeiten-Seite, persönliches Profil mit Sprache und Anmeldestatus sowie ein Hilfebereich mit Quickstart und FAQ zu Setup, Rollen, Workflow, Publishing, Erinnerungen, Übersetzung, Suche und Testphase.
SharePoint-Governance & vererbte Spalten
Vererbte Spalten der Dokumentbibliotheken werden überwacht; gesperrte Felder im Upload-Formular, Schema-Diagnose, Fehlerprotokoll und Kapazitätsübersicht sorgen für einen sauberen Betrieb.
Benutzer, Rollen & Lizenzen
Rollenbasierte Rechte, Benutzerverwaltung und Lizenz- bzw. Kontingentverwaltung inklusive Testphase direkt in der App.
Eigener SharePoint & geführte Inbetriebnahme
Alle Daten liegen in SharePoint-Listen Ihres eigenen Tenants; Verbindung, Strukturaufbau, Startdaten und Benachrichtigungen werden Schritt für Schritt im Onboarding der App eingerichtet.
Teams-Kanal-Tabs mit Prozess-Deeplink
Im Einrichtungsdialog für die App als Teams-Kanal-Tab lassen sich zusätzlich ein bestimmter Prozess (mit Suche), die Unteransicht (Übersicht oder Entwürfe) und der Tab-Name wählen – der Tab öffnet direkt diesen Prozess, klappt den Prozessbaum auf und scrollt zur passenden Stelle.
Konfigurations-Backup & Wiederherstellung
Die gesamte Konfiguration (Prozessstruktur, Workflows, Kacheln, Übersetzungen, Einstellungen) lässt sich als Datei exportieren und wieder einspielen – ergänzend oder ersetzend, ideal für Test- und Produktivumgebung.
Rollenmatrix & Bereichsfreigabe
Pro Rolle steuerbar, welche Bereiche (Dashboard, Dokumente, Prozesse, Aufgaben, Auswertungen, Berichte, Gap-Analyse, Einstellungen) sichtbar sind und wer erstellen, bearbeiten oder nur lesen darf.
Geführte Einrichtung mit Fortschritt
Die Inbetriebnahme läuft in kleinen, abschliessbaren Schritten mit Fortschrittsanzeige; der Status wird je Mandant und Website gespeichert und nach einem Neuladen wiederhergestellt – Listen und Spalten werden dabei automatisch angelegt.
Konfigurierbare Listenspalten & Pflichtfelder
Je Ansicht festlegen, welche Spalten in welcher Reihenfolge erscheinen, und pro Feld steuern, ob es beim Entwurf oder erst zur Freigabe zwingend ausgefüllt sein muss.
Stammdaten mehrsprachig verwalten & importieren
Auswahlwerte wie Dokumenttypen, Abteilungen oder Standorte zentral pflegen, in DE/EN/FR/IT übersetzen und aus SharePoint übernehmen – inklusive Abgleich der zugehörigen Auswahlspalten.
Flexible Prozessstruktur für mehrere Normen
Normen per Klick wählen – ISO 9001, 14001, 45001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001 und weitere. Dank der ISO Harmonized Structure (Kapitel 4–10) werden Kontext, Führung, Risiken & Chancen, Ziele, Audits und Managementbewertung nur einmal geführt und allen gewählten Normen zugeordnet – integriert oder normenspezifisch.
Dokumenten-Importassistent für Migrationen
Ganze Ordnerstrukturen einlesen, Prozessen und Dokumentarten zuordnen und nach SharePoint übernehmen – wahlweise als Entwürfe mit Freigabe-Workflow oder als sofort gültige Altdokumente mit übernommener Version. Mit Namensbereinigung, Duplikatregel, Entfernen alter Kopf-/Fusszeilen und CSV-Protokoll.
Anpassbare Workflow-E-Mails
Texte der Workflow-Benachrichtigungen lassen sich mit Platzhaltern (z. B. Dokumenttitel, Prozess) anpassen und in der Vorschau prüfen.
Systemstatus mit Ampel
Verbindung, Lizenz, KI-Kontingent, Fehler der letzten 24 Stunden und Speicherstand auf einen Blick.
Aufräum- & Diagnosewerkzeuge für Admins
Doppelte und verwaiste Aufgaben finden, Metadaten abgleichen, Spalten prüfen und nicht mehr benötigte Prozesse kontrolliert entfernen.
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