Warum Power IMS in Teams mit SharePoint überzeugt – die Vorteile der Teams-Apps

Das Managementsystem dorthin bringen, wo gearbeitet wird

Die meisten Managementsysteme scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an fehlender Nutzung. Ein separates Portal mit eigenem Login wird zum Ort, den man nur besucht, wenn ein Audit ansteht. Power IMS geht den umgekehrten Weg: Jedes Modul ist eine Microsoft Teams App und läuft dort, wo Ihre Mitarbeitenden ohnehin den ganzen Tag arbeiten – inklusive Benachrichtigungen, Suche und Zusammenarbeit von Teams.

Vier Vorteile der Teams-Apps

1. Kostengünstig

Für die Teams-Module sind keine zusätzlichen Power-Platform-Lizenzen nötig. Ein üblicher Microsoft 365 Plan (Business Standard, Business Premium oder E1/E3/E5) genügt, weil Teams und SharePoint Online bereits enthalten sind. Es entfällt die teure Eigenentwicklung ebenso wie ein zweites Abo pro Anwender: Die Lizenz ist ein Einmalkauf oder eine Jahresmiete, gestaffelt nach Anwenderzahl – keine monatliche Pro-Kopf-Gebühr.

2. Modular

Sie starten mit einem Modul – etwa Power QMS oder Power Audit – und erweitern später um Maintenance, CI, Safety oder Risk. Alle Module teilen sich Bedienlogik, Stammdaten und Datenablage, sodass keine Insellösungen entstehen. Der Power Hub als zentraler Einstieg ist ab einem gekauften Teams-Modul kostenlos enthalten.

3. Schnell testbar

Wir richten die Teams-App in Ihrem Microsoft 365 Tenant ein und verbinden sie mit Ihrem SharePoint. Auf Wunsch laden wir Demodaten, damit Sie die Lösung mit echten Abläufen im eigenen Tenant bewerten können – ohne Projektvorlauf und ohne fremde Testumgebung.

4. Alle Daten in Ihrem SharePoint

Dokumente, Audits, Massnahmen und Risiken liegen in SharePoint-Listen und -Bibliotheken Ihres eigenen Microsoft 365 Tenants. Es entsteht kein zusätzliches Datensilo bei einem Anbieter, und Sie behalten die volle Datenhoheit.

Warum ausgerechnet Teams + SharePoint?

Teams ist die Oberfläche, SharePoint der Datenspeicher. Diese Arbeitsteilung ist der eigentliche Hebel:

• Keine zusätzliche Anmeldung – Authentifizierung und Berechtigungen laufen über Entra ID, inklusive SSO, MFA und Conditional Access. Ein Austritt im Personalprozess entzieht automatisch auch den Zugriff auf das Managementsystem.
• Bestehende Governance gilt weiter – Aufbewahrungsrichtlinien, Backup, Versionierung, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Auditprotokolle von Microsoft 365 greifen unverändert. Sie müssen kein zweites Compliance-Regime aufbauen.
• Dokumente bleiben Office-Dokumente – Freigegebene Vorgabedokumente lassen sich in Word öffnen, gemeinsam bearbeiten und versionieren. Die Dokumentenlenkung sitzt darüber, statt Dateien in ein proprietäres Format zu zwingen.
• Suchbarkeit und KI – Was in SharePoint liegt, ist für die Microsoft-365-Suche und für Werkzeuge wie Copilot zugänglich – das Wissen bleibt im Unternehmen auffindbar.
• Zusammenarbeit statt E-Mail-Ping-Pong – Aufgaben, Erinnerungen und Eskalationen erreichen die Beteiligten direkt in Teams, dort wo Chat und Meeting bereits stattfinden.
• Skalierung ohne Infrastruktur – Kein Server, kein Betrieb, keine Migration bei Wachstum. Mehrsprachigkeit und Mehrstandortbetrieb sind vorgesehen.

Was das im Alltag bedeutet

Ein internes Audit wird in Power Audit geplant, die Feststellungen erzeugen Massnahmen, die als Aufgabe in Teams erscheinen. Das zugehörige Verfahrensdokument liegt gelenkt in Power QMS – physisch in derselben SharePoint-Umgebung wie die übrigen Unternehmensdokumente. Niemand wechselt das System, niemand exportiert Excel-Listen, und der Nachweis für den Auditor ist mit Versionsstand und Freigabehistorie vorhanden.

Die Ausnahme: Power QMS für Power Platform

Für Organisationen, die bereits vollständig auf der Power Platform arbeiten, bleibt Power QMS als Power-Platform-Variante verfügbar. Sie wird gemeinsam mit uns in Ihrer Umgebung eingerichtet und benötigt Power Apps Premium und Power Automate Premium. Für neue Projekte ist die Teams-App der Standard.

Nächster Schritt

Laden Sie ein Modulpaket herunter, installieren Sie es in einem Pilot-Team und testen Sie mit Demodaten. Wenn danach Fragen zur Konfiguration offen sind, begleiten wir die Einführung – typischerweise in zwei bis drei Monaten bis zum produktiven Betrieb.