Alle KI-Funktionen von Power QMS für Teams – und wie der Mehrwert zu Ihren Nutzern kommt

KI, die im QMS ankommt – nicht daneben

Viele QM-Tools bewerben heute KI. Meist bedeutet das: ein Chatbot in einem separaten Portal, der auf den Daten des Anbieters arbeitet – nicht auf Ihren. Unser Ansatz bei Power QMS für Teams ist anders: Die KI ist direkt in die Arbeitsabläufe eingebaut, genau dort, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten. Kein zweites Tool, kein zweites Login, kein Datenabfluss aus Ihrer Microsoft-365-Umgebung.

Vier Grundsätze stecken hinter jeder KI-Funktion:

• Eingebaut statt daneben: Die KI greift dort ein, wo die Arbeit stattfindet – im Dokument, im Prozess-Designer, in der Lesebestätigung, im Bericht.
• Entwürfe statt Entscheide: Die KI formuliert Vorschläge. Prüfen und freigeben bleibt Sache der benannten Verantwortlichen – das verlangt jede Norm und jedes Audit.
• Ihre Daten als Grundlage: Antworten und Vorschläge entstehen auf Basis Ihrer Dokumente und Prozesse in Ihrem eigenen SharePoint – mit Quellenangaben, nicht aus dem Blauen.
• Einzeln zuschaltbar: Jede KI-Funktion lässt sich zentral oder einzeln aktivieren und abschalten. Wer KI nicht möchte, merkt nur, dass ein paar Knöpfe fehlen.

Übersicht: Die elf KI-Funktionen

Nach Funktionsbereichen sortiert – von «Dokumente erstellen» bis «International und Migration»:

Dokumente und Prozesse erstellen

• KI-Dokumentengenerator – Eine bestehende Vorlage hochladen, den Inhalt in Freitext beschreiben: Die KI erzeugt daraus ein neues Dokument im gewohnten Aufbau als Word oder PDF und legt es direkt als Entwurf im gewählten Prozess ab. Aus einer Notiz wird in Minuten ein strukturierter Entwurf – der danach den normalen Prüf- und Freigabeweg durchläuft.
• KI-Prozess-Wizard – Aus einer Beschreibung erzeugt der Wizard ein BPMN-Ablaufmodell mit Lanes, Aufgaben, Entscheidungen und Teilprozessen. Das Ergebnis landet im visuellen Prozess-Designer und wird dort weiterbearbeitet – der Designer funktioniert auch völlig ohne KI. Prozesse modellieren ohne BPMN-Schulung.
• Gespeicherte KI-Definitionen – Für wiederkehrende Dokumente und Prozesse lassen sich Definitionen speichern und wiederverwenden. Jedes generierte Dokument entsteht so mit derselben Struktur und Qualität.

Dokumente verstehen

• KI-Dokumentzusammenfassung – Auf Knopfdruck fasst die KI ein Dokument in Kernaussagen, Zuständigkeiten und Prüfpunkten zusammen – direkt in der Dokumentenansicht, in der Sprache der Oberfläche (DE/EN/FR/IT). Ein 20-Seiten-Verfahren ist in 30 Sekunden überblickt.
• KI-Versionsvergleich – Zwei Versionen auswählen, die KI fasst die inhaltlichen Änderungen automatisch zusammen. Das Ergebnis dient als Prüfhilfe und lässt sich wiederverwenden. Der Freigeber sieht sofort, was sich wirklich geändert hat – ohne zwei PDFs nebeneinander zu lesen.
• «Was ist neu?» in der Lesebestätigung – Bei Lesebestätigungen zeigt die KI auf Wunsch eine Kurzfassung mit zwei bis drei Stichpunkten zu den Änderungen der neuen Version. Mitarbeitende bestätigen in Sekunden, statt die ganze Fassung durchzulesen – das hebt die Lesequote spürbar.

Normen und Compliance prüfen

• KI-Compliance-Check – Prüft einen Dokumententwurf wie ein ISO-9001-Auditor: Die KI liest den Inhalt, gleicht ihn mit dem bestehenden Dokumenten- und Prozesskatalog ab und liefert eine Gesamteinschätzung, betroffene Dokumente und Prozesse (mit Begründung und Konfidenz), Verbesserungsvorschläge sowie Lücken – etwa fehlende Verantwortlichkeiten oder Prüfintervalle. Jede Feststellung ist nach hoch/mittel/niedrig gewichtet und als PDF exportierbar. Der zweite Blick vor der Freigabe, bevor der Auditor ihn braucht.

• KI-Gap-Analyse gegen Normen – Normdokument hochladen, die KI extrahiert die Kapitelstruktur (gespeichert wird nur die Struktur, nicht der lizenzpflichtige Normtext) und gleicht anschliessend Ihre Dokumente und Prozesse Kapitel für Kapitel ab. Ergebnis ist eine Abdeckungsmatrix mit Erfüllungsgrad, belegenden Dokumenten und offenen Lücken – gespeichert und wiederholbar. Aus «Sind wir zertifizierungsfähig?» wird eine belegbare Auskunft.

Berichte und Fragen

• KI-Berichtsgenerator – Vorlagenbasierte QMS-Berichte, die per KI als Management-Zusammenfassung inklusive empfohlener Massnahmen formuliert und druck- bzw. exportfertig aufbereitet werden. Die Managementbewertung entsteht in Stunden statt Tagen.
• KI-Assistent – Chat-Assistent in der Kopfzeile, der Fragen zu Dokumenten, Prozessen und Aufgaben auf Basis Ihrer eigenen Daten beantwortet – inklusive Quellenangaben und Deep Links auf die Inhalte. «Welche Dokumente laufen in den nächsten 90 Tagen ab?» bekommt nicht nur eine Antwort, sondern den direkten Klick zum Beleg.

International und Migration

• KI-Übersetzung – Oberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch; Prozessnamen und eigene Textbausteine sind übersetzbar, auf Wunsch mit KI-Übersetzungsvorschlägen. Eine Stammversion, mehrere Sprachen – Anforderung 7.5.3 wird ohne Parallelwelten erfüllt.
• KI-Zuordnung im Importassistenten – Beim Migrieren von Dokumentenbeständen schlägt die KI für unsichere Zeilen Zielprozess und Dokumentart vor – in derselben Prüftabelle, nichts wird ungeprüft übernommen. Auch unstrukturierte Altbestände werden so zur Fleissarbeit.

Kontrolle und Datenschutz sind Teil der Funktion

KI im Qualitätsmanagement wird nur akzeptiert, wenn die Kontrolle eindeutig beim Unternehmen liegt. Deshalb ist die Steuerung selbst eine Funktion:

• KI-Steuerung: Alle KI-Funktionen lassen sich zentral oder einzeln aktivieren und abschalten. Vor der Aktivierung ist ein Datenschutzhinweis zu bestätigen.
• Verarbeitung ohne Speicherung: Serverseitig verarbeitet, übermittelt werden nur die Daten des jeweiligen Aufrufs – ohne dauerhafte Speicherung und ohne Training mit Ihren Daten.
• Transparenter Anbieter: Die Einstellungen zeigen, welcher KI-Anbieter die Daten verarbeitet, in welcher Region und unter welchem Vertrag – inklusive Verbindungstest und der Option, KI vollständig abzuschalten.

Was kostet die KI?

Die KI-Funktionen sind ein optionales Zusatzpaket zu Power QMS und kosten 10 % des Modulpreises pro Jahr (exkl. MwSt.). Jede Funktion lässt sich einzeln zuschalten – Sie aktivieren also nur das, was Ihre Teams wirklich nutzen. Wer ganz ohne KI startet, verliert keine Funktion des Moduls selbst.

Fazit

Der Mehrwert von KI entsteht nicht im separaten Chat-Portal, sondern im Arbeitsfluss: ein Entwurf, der in Minuten steht. Eine Zusammenfassung, die ein langes Dokument überblickbar macht. Ein Versionsvergleich, der dem Freigeber die Änderungen zeigt. Eine Gap-Analyse, die Zertifizierungsfragen belegt. Power QMS für Teams bringt diese Funktionen genau dorthin, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten – einzeln zuschaltbar, kontrollierbar und ohne dass Ihre Daten Ihre Microsoft-365-Umgebung verlassen.

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