Dokumentenlenkung-Software: Anforderungen, Funktionen, Umsetzung in M365

Dokumentenlenkung ist nicht Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert und findet Dateien. Dokumentenlenkung beantwortet zusätzlich die Fragen, die im Audit gestellt werden: Welche Version ist gültig? Wer hat geprüft und freigegeben? Wann ist der nächste Review fällig? Wer hat die Vorgabe zur Kenntnis genommen? Wo liegt die abgelöste Fassung?

Anforderungen aus der ISO 9001

Kapitel 7.5 verlangt, dass dokumentierte Informationen erstellt, aktualisiert und gelenkt werden. In der Praxis heisst das:

• Kennzeichnung und Beschreibung (Titel, Nummer, Datum, Verfasser, Version)
• geregelte Prüfung und Freigabe vor Inkraftsetzung
• Verfügbarkeit dort, wo die Tätigkeit ausgeführt wird
• Schutz vor unbeabsichtigter Änderung und unberechtigtem Zugriff
• Aufbewahrung und Umgang mit ungültigen Fassungen

Funktionsliste für die Auswahl einer Software

• Statusmodell: Entwurf, Prüfung, Freigabe, Freigegeben, Archiviert – sichtbar in der Liste.
• Workflow mit Prüfern und Freigebern, Mailvorlagen und Erinnerungen.
• Gültigkeit und Revisionszyklus je Dokument, mit Übersicht überfälliger Reviews.
• Lesebestätigungen mit Nachweis, wer wann zur Kenntnis genommen hat.
• Versionshistorie mit Vergleich und Wiederherstellung.
• Verknüpfung mit Prozessen, damit Vorgaben nicht in Ordnern verschwinden.
• Verteilung an definierte Gruppen per Mail oder Teams.
• Stempel und Branding auf freigegebenen PDF, inklusive QR-Code, der die gültige Fassung direkt in der Vorschau öffnet – etwa vom Ausdruck an der Maschine aus.

Umsetzung in Microsoft 365

SharePoint bringt Versionierung, Berechtigungen und Metadaten mit, aber keine Dokumentenlenkung im Sinne der Norm: Freigabewege, Revisionszyklen, Lesebestätigungen und die Trennung von gültigen und archivierten Fassungen müssen ergänzt werden. Genau diese Schicht liefert Power QMS für Microsoft Teams: Die Dokumente bleiben in Ihrem SharePoint, die Lenkung – Status, Freigaben, Gültigkeiten, Nachweise, Vorschau in der App – läuft in der Teams-App darüber.

Migration bestehender Dokumente

1. Inventar erstellen und bewerten: gültig, überholt, doppelt.
2. Nur gültige Dokumente übernehmen; der Rest wird archiviert, nicht migriert.
3. Dokumenttypen und Freigabewege definieren, bevor Dateien hochgeladen werden.
4. Dokumente den Prozessschritten zuordnen.
5. Gültigkeiten und Reviewzyklen setzen, danach erst Lesebestätigungen aktivieren.

Fazit

Dokumentenlenkungs-Software wird an einem einzigen Punkt gemessen: Ein Auditor fragt nach der gültigen Arbeitsanweisung eines Prozesses samt Freigabe- und Kenntnisnahme-Nachweis – und Sie zeigen sie in unter einer Minute. Alles andere ist Dateiablage.