Audit-Software auswählen: Auditprogramm, Massnahmen und Normabdeckung

Was Audit-Software konkret abnimmt

Interne Audits scheitern selten am Fachwissen, sondern an der Organisation: Termine, Fragenkataloge, Feststellungen, Massnahmen, Fristen, Nachweise. Audit-Software (oft auch Auditmanagement-Software genannt) hält diese Kette zusammen – von der Mehrjahresplanung bis zur wirksam abgeschlossenen Massnahme.

Funktionen, die ein Auditprogramm braucht

• Auditprogramm und Mehrjahresmatrix: geplante Audits über Jahre, Bereiche und Normkapitel hinweg, inklusive Abdeckungsanzeige.
• Fragenkataloge je Norm oder Bereich, wiederverwendbar und versioniert.
• Durchführung mit Bewertung, Notizen, Fotos und Verweis auf das Normkapitel.
• Feststellungen und Massnahmen mit Verantwortlichem, Frist, Eskalation und Erinnerung (CAPA-Logik).
• Berichte auf Knopfdruck, in gleichbleibendem Layout und mit digitaler Unterschrift.
• Auswertungen: Konformitätsrate, Abdeckung der Normkapitel, offene Massnahmen pro Bereich.

Interne Audits, Lieferantenaudits, Zertifizierungsaudits

Dieselbe Software sollte alle drei Fälle tragen: interne Audits nach eigenem Programm, Lieferanten- bzw. Fremdaudits mit externen Beteiligten und die Vorbereitung des Zertifizierungsaudits. Für letzteres zählt vor allem, dass Nachweise pro Normkapitel auffindbar sind – nicht, dass es viele Berichte gibt.

Audit-Software in Microsoft 365

Power Audit ist als Teams-App aufgebaut und speichert alle Daten im eigenen SharePoint. Auditplanung, Fragenkataloge, Durchführung, Massnahmen-Tracking und Auswertungen liegen in einer Oberfläche; sechs KI-Funktionen (unter anderem Auditzusammenfassung, Berichtsgenerator, Auditplanung und Notizenzuordnung) lassen sich einzeln zuschalten oder ganz weglassen. Preislich startet Power Audit bei CHF 9'999 als einmalige Lizenz bzw. CHF 3'300 Jahresmiete, gestaffelt nach Anwenderzahl (exkl. MwSt.).

Einführung ohne Reibung

1. Auditprogramm des laufenden Jahres erfassen – nicht rückwirkend alles nachtragen.
2. Zwei Fragenkataloge aufbauen (z. B. ISO 9001 und ein Bereichskatalog).
3. Ein Pilotaudit vollständig digital durchführen, inklusive Bericht.
4. Massnahmen aus offenen Altfällen übernehmen, damit alles an einem Ort steht.
5. Auswertungen für die Managementbewertung aktivieren.

Typische Fehler

• Fragenkataloge zu fein: 300 Fragen erzeugen Scheingenauigkeit und lange Audits.
• Massnahmen ohne Verantwortlichen und Frist – die häufigste Ursache für Wiederholungsfeststellungen.
• Audits als Insellösung neben dem QMS, obwohl Prozesse und Dokumente die Grundlage der Prüfung sind.

Fazit

Audit-Software lohnt sich, sobald mehr als eine Handvoll Audits pro Jahr stattfinden. Achten Sie bei der Auswahl auf die Massnahmenverfolgung und die Normabdeckung – dort entsteht der Nutzen, nicht in der Zahl der Berichtsvorlagen.